Memahami Syarat Sah Relaas Panggilan

Oleh : Bachtiar Hasan Sinaga, S.H.

1. Definisi

            Relaas ialah surat atau dokumen resmi pengadilan yang di dalamnya berisi tentang pemberitahuan atas suatu perkara kepada pihak berperkara terkait proses/tahapan dari perkara tersebut. Relaas ini sendiri bisa berisi tentang pemberitahuan, teguran, ataupun pemanggilan.

            Isi suatu relaas terdiri atas:

1. Kop relaas, (judul relaas dan nomor perkara)
2. waktu saat penyerahan relaas dilaksanakan oleh Jurusita (hari dan tanggal),
3. identitas Jurusita yang menyerahkan,
4. identitas pihak,
5. tentang maksud dan tujuan pemberitahuan melalui relaas (jika relaas pemanggilan maka menyertakan waktu dan tempat kemana ia dipanggil menghadap)
6. waktu untuk menghadap di persidangan,
7. berita acara saat penyerahan relaas tersebut kepada yang bersangkutan,
8. serta tanda tangan Jurusita yang menyerahkan dan pihak yang menerima (jika yang berhak menerima tidak bersedia menandatangani, maka dimuat dalam berita acara relaas bahwa yang bersangkutan tidak bersedia menandatangani relaas tersebut).

            Pemanggilan para pihak untuk menghadiri persidangan merupakan rangkaian awal dari proses beracara di pengadilan. Dalam memeriksa dan memutus suatu perkara Hakim sangat berkepentingan dengan sah atau tidaknya suatu panggilan yang dilakukan oleh pejabat yang diberikan kewenangan untuk itu.

            Kewajiban pengadilan melakukan pemanggilan kepada pihak beperkara tetap melekat meskipun pihak beperkara bertempat tinggal di luar wilayah yurisdiksi tempat diajukannya perkara, bahkan jika pihak beperkara bertempat tinggal di luar wilayah hukum negara (berada di luar negeri).

            Panggilan dilakukan agar para pihak dapat mempertahankan hak-haknya di depan pengadilan demi menciptakan keadilan. Hal ini sesuai dengan asas audi et alteram partem yang berarti mendengar kedua belah pihak, dan equality before the law, yang berarti setiap orang sama kedudukannya di hadapan hukum.

2. Jenis Relaas

Relaas panggilan dapat dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan teknis pemanggilan/penyampaiannya kepada para pihak yang berperkara, yakni sebagai berikut :

1. Relaas Panggilan Biasa

            Relaas panggilan ini ialah relaas panggilan yang dilaksanakan langsung oleh Jurusita sesuai dengan Pasal 390 HIR, berdasarkan perintah Ketua Majelis yang memeriksa perkara sesuai isi Pasal 121 HIR.

1. Relaas Panggilan Pengumuman

            Relaas panggilan ini ialah relaas panggilan yang dilaksanakan langsung oleh Jurusita, namun terhadap pihak yang dipanggil tersebut ialah orang yang tidak diketahui keberadaannya secara jelas dan pasti di wilayah Republik Indonesia maupun di luar wilayah Republik Indonesia, sehingga proses pemanggilannya tidak sama seperti panggilan biasa, melainkan Jurusita melaksanakan pemanggilan sesuai dengan Pasal 27 ayat (1) PP Nomor 9 Tahun 1975 yakni dengan cara menempelkan gugatan pada papan pengumuman di Pengadilan dan mengumumkannya melalui satu atau beberapa surat kabar atau mass media lain yang ditetapkan oleh Pengadilan.

1. Relaas Panggilan Melalui Surat Tercatat dan Elektronik

            Relaas panggilan ini dibuat oleh Jurusita Pengadilan, namun untuk penyerahannya kepada pihak berperkara tidak lagi dilakukan langsung oleh Jurusita ke tempat kediaman yang bersangkutan, melainkan melalui Sistem Informasi Pengadilan (SIP) dengan tujuan alamat domisili elektronik yang bersangkutan dan juga oleh petugas yang telah ditunjuk melalui kerjasama resmi (MoU) dengan Pengadilan atau dengan istilah lain melalui Surat Tercatat jika yang bersangkutan tidak memiliki domisili elektronik atau jika ia memiliki domisili elektronik namun tidak tervalidasi, maupun jika yang bersangkutan telah dipanggil melalui domisili elektroniknya akan tetapi ia tidak hadir di persidangan. Hal ini disebabkan karena untuk perkara yang didaftarkan secara elektronik, maka pemanggilannya merujuk kepada Pasal 17 ayat (4) Perma Nomor 7 Tahun 2022 yakni ”Dalam hal Tergugat tidak memiliki Domisili Elektronik, pemanggilan/ pemberitahuan disampaikan melalui Surat Tercatat.”

1. Rogatori dan Penyampaian Dokumen Peradilan.

            Rogatori dan bantuan Penyampaian Dokumen Peradilan sejatinya adalah dua hal yang berbeda. Singkatnya, Rogatori sendiri berarti surat permintaan lintas negara untuk mendapatkan bantuan teknis hukum yang dilaksanakan secara langsung antara Pengadilan yang memohon bantuan kepada Pengadilan luar negeri yang dimintai bantuan sesuai tempat pihak berperkara tinggal/berdomisili.

            Sedangkan Penyampaian Dokumen Peradilan ialah bantuan untuk menyampaikan dokumen dari Pengadilan yang memohon untuk disampaikan kepada pihak berperkara yang berada di luar negeri melalui Kedutaan Besar di tempat pihak tersebut tinggal/berdomisili.

            Praktik yang sering terjadi pada pengadilan di Indonesia ialah Bantuan Penyampaian Dokumen Peradilan melalui Kedutaan Besar Indonesia yang berada di luar negeri. Hal ini sesuai dengan isi Pasal 5 huruf (j) Konvensi Wina 1963, yakni ”aktivitas meneruskan dokumen pengadilan dari satu negara ke negara lain adalah salah satu dari tugas konsuler”.

            Hal ini dikarenakan Indonesia sampai saat ini belum meratifikasi Konvensi Internasional tentang Penyampaian Bantuan Teknis Hukum seperti Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for foreign Public Documents (1961) Hague Service Convention (1965); dan Hague Evidence Convention (1970).

            Lantas, Bagaimana teknis pelaksanaan pemanggilan pihak yang berada di luar negeri atas perkara yang didaftarkan secara E-Court?

Khusus dalam perkara dan persidangan yang dilaksanakan secara elektronik, sesuai ketentuan Pasal 17 ayat (3) PERMA Nomor 7 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas PERMA Nomor 1 Tahun 2019 tentang Administrasi Perkara dan Persidangan di Pengadilan Secara Elektronik :

“Pemanggilan/pemberitahuan terhadap para pihak yang berkediaman di luar negeri dan domisili elektroniknya telah diketahui, panggilan dilakukan secara elektronik”.

            Namun berdasarkan ketentuan Pasal 17 ayat (4) PERMA Nomor 7 Tahun 2022: “dalam hal domisili elektronik para pihak sebagaimana maksud ayat (3) tidak diketahui/tidak terverifikasi, maka pemanggilan/pemberitahuan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku”, yakni dengan prosedur penyampaian dokumen pengadilan ke luar negeri melalui rogatori/bantuan Penyampaian Dokumen Peradilan.

3. Fungsi Relaas

Berdasarkan fungsinya, relaas dapat dibagi menjadi dua, yakni:

1. Fungsi di persidangan, yakni suatu perkara baru dapat dilanjutkan pemeriksaannya di persidangan jika para pihak berperkara tersebut telah diberitahukan padanya atas suatu perkara yang melibatkan dirinya, sehingga terwujud tujuan keadilan, karena pengadilan tidak boleh mengadili suatu perkara dengan mengabaikan hak salah satu pihak.
2. Fungsi terhadap para pihak, yakni ia mendapat pemberitahuan atas suatu perkara yang melibatkan dirinya, sehingga ia dapat menentukan pilihannya apakah ia akan mempersiapkan kehadirannya di persidangan untuk membela hak-haknya, atau ia mengabaikan haknya tersebut dengan tidak menghadiri persidangan dan tidak diwakili oleh kuasanya.

4. Syarat Sah Relaas

            Syarat sah Relaas yakni keabsahan suatu relaas agar dapat dipergunakan dalam persidangan, yang mana harus memenuhi dua unsur, yakni Relaas Sah dan Relaas Patut.

1. Relaas yang sah adalah :

• Relaas Panggilan Biasa.

        Menurut Pasal 388 ayat (1) HIR / 716 ayat (1) RBg dan Pasal 390 ayat (1) HIR / Pasal 718 ayat (1) RBg, yang melakukan fungsi pemanggilan adalah jurusita. Hanya panggilan yang dilakukan oleh jurusita yang dianggap sah dan resmi.

        Dengan demikian, relaas panggilan tersebut barulah sah jika yang melakukan pemanggilan adalah Jurusita/Jurusita Pengganti yang telah ditetapkan oleh Pengadilan.

        Khusus untuk pemanggilan pertama, maka dalam melaksanakan pemanggilan seorang Jurusita harus memperhatikan isi dari Pasal 121 HIR ayat (2) : ”Ketika memanggil si tergugat, hendaklah diserahkan juga sehelai salinan surat tuntutan, dengan memberitahukan bahwa ia, kalau mau, boleh menjawab tuntutan itu dengan surat”.

• Relaas Panggilan Pengumuman

        Pada Relaas Panggilan Pengumuman ini, terdapat tambahan syarat sah nya suatu relaas, mengacu pada isi Pasal 27 ayat (1) PP Nomor 9 Tahun 1975 yang berbunyi:

”Apabila tergugat berada dalam keadaan seperti tersebut dalam Pasal 20 ayat (2), panggilan dilakukan dengan cara menempelkan gugatan pada papan pengumuman di Pengadilan dan mengumumkannya melalui satu atau beberapa surat kabar atau mass media lain yang ditetapkan oleh Pengadilan”.

        Syarat sah pada relaas pengumuman tersebut yakni sah jika telah diumumkan melalui media massa yang ditetapkan oleh Pengadilan, bukan melalui surat kabar atau mass media yang ditunjuk/ditentukan secara sembarang oleh Jurusita tersebut.

        Terkait dengan panggilan pengumuman atas perkara yang didaftarkan secara E-court, maka pengumumannya tidak dilakukan melalui media massa seperti pada Pasal 27 ayat (1) PP Nomor 9 Tahun 1975, melainkan mengacu kepada SK KMA 363 Tahun 2022 pada Bagian V huruf D angka 4 yakni :

”Bagi termohon yang sejak awal tidak diketahui alamatnya, panggilan dilaksanakan melalui panggilan umum dengan cara mengumumkannya melalui situs web Pengadilan dan papan pengumuman Pengadilan, dan/atau papan pengumuman pemerintah daerah, atau media massa cetak / elektronik”.

• Relaas Panggilan melalui Elektronik dan Surat Tercatat

        Pasal 17 ayat (1) PERMA Nomor 7 Tahun 2022 menyebutkan : ”Juru Sita/Juru Sita Pengganti mengirimkan surat panggilan sidang/pemberitahuan kepada para pihak melalui Domisili Elektronik pada SIP”.

        Lalu selanjutnya ayat (3) berbunyi : ”Pemanggilan/pemberitahuan terhadap para pihak yang berkediaman di luar negeri dan Domisili Elektroniknya telah diketahui, dilakukan secara elektronik”.

        Dengan demikian, relaas tersebut sah jika dikirimkan ke domisili elektronik melalui media Sistem Informasi Pengadilan (SIP) dengan menggunakan akun Jurusita berdasarkan isi dari SK KMA Nomor 363 tentang Petunjuk Teknis Administrasi dan Persidangan Perkara Perdata, Perdata Agama, dan Tata Usaha Negara di Pengadilan Secara Elektronik, pada Bagian III Huruf B tentang Panggilan Sidang angka 7 (tujuh) telah diatur tentang tata cara pemanggilan secara elektronik.

        Sedangkan untuk relaasnya sendiri berbeda dengan relaas pada umumnya karena merujuk pada SK KMA Nomor 363 Tahun 2022, disebutkan pada Bagian I tentang Ketentuan Umum angka 6 (enam) bahwa ”Panggilan Elektronik adalah dokumen Panggilan yang dihasilkan secara otomatis oleh aplikasi e-Court dan dikirimkan secara elektronik oleh pengadilan kepada para pihak”

        Pada pemanggilan melalui Surat Tercatat diatur dalam Pasal 1 angka 13 PERMA Nomor 7 Tahun 2022, yang menyebutkan bahwa : ”Surat Tercatat adalah surat yang dialamatkan kepada penerima dan dapat dibuktikan dengan tanda terima dari penerima dengan menyebutkan tanggal penerimaan”.

        Syarat beralihnya suatu pemanggilan melalui elektronik atas perkara yang didaftarkan secara elektronik menjadi Surat Tercatat dapat dilihat dalam Perma Nomor 7 Tahun 2022 yakni pada:

1. Pasal 15 Ayat (2) menyebutkan terhadap Tergugat yang telah dipanggil secara elektronik tidak hadir di persidangan, maka pemanggilan selanjutnya dilakukan melalui Surat Tercatat.
2. Pasal 17 Ayat (2) menyebutkan bahwa : ”Dalam hal Tergugat tidak memiliki Domisili Elektronik, pemanggilan/pemberitahuan disampaikan melalui Surat Tercatat”.

        Pada Angka 2 (dua) SEMA Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Cara Panggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat disebutkan bahwa surat tercatat adalah surat yang dikirimkan oleh Pengadilan dengan menggunakan jasa penyedia layanan pengiriman surat tercatat yang ditentukan oleh Mahkamah Agung.

        Dari isi Pasal tersebut dapat diartikan bahwa relaas panggilan tidak diserahkan langsung oleh Jurusita, melainkan oleh pihak ketiga yang telah ditetapkan sebagai penanggung jawab penyerahan relaas kepada pihak yang berhak menerima, Jurusita hanya menerbitkan relaas saja. Hal ini seakan menabrak aturan terdahulu bahwa relaas harus diantarkan langsung oleh Jurusita.

        Namun dengan adanya aturan saat ini, maka kedudukan Pihak Ketiga dalam menyerahkan relaas kepada yang bersangkutan dapat disetarakan dengan fungsi Jurusita melalui MoU antara Pengadilan dengan Pihak Ketiga yang telah ditetapkan oleh Mahkamah Agung, sehingga kedudukannya dianggap setara. Dengan terpenuhinya unsur tersebut maka relaas yang disampaikan tersebut dapat dinyatakan sah/resmi.

• Relaas panggilan melalui Rogatori atau Penyampaian Dokumen Peradilan

        Aturan mengenai mekanisme penyampaian dokumen Pengadilan Indonesia ke luar negeri harus mengikuti prosedur yang telah disepakati dalam Nota Kesepahaman dan Perjanjian Kerja Sama antara Kementerian Luar Negeri dan Mahkamah Agung dengan Surat Nomor: PRJ/HI/102/02/2018/01 dan 01/NK/MA/2/2018 tanggal 20 Februari 2018.

        Berdasarkan surat Panitera Mahkamah Agung RI Nomor 1623/PAN/HK.05/9/ 2020 tanggal 29 September 2020 terdapat beberapa petunjuk mengenai panggilan ke luar negeri, termasuk mengenai sah dan patutnya suatu panggilan yaitu :

1. Bahwa Nota Kesepahaman antara Mahkamah Agung dengan Kementerian Luar Negeri tanggal 20 Februari 2018 beserta beberapa Perjanjian Kerjasama yang menjadi turunannya, hanya mengatur prosedur penanganan penyampaian dokumen dalam masalah perdata dari Pengadilan Indonesia ke Pengadilan Asing dan sebaliknya. Penilaian sah dan patutnya penyampaian panggilan atau pemberitahuan yang telah dilaksanakan sesuai dengan Nota Kesepahaman sepenuhnya menjadi kewenangan pengadilan/Majelis Hakim
2. Bahwa salah satu petunjuk Mahkamah Agung yang relevan terkait persoalan tidak kembalinya Relaas panggilan pihak berperkara yang ada di luar negeri adalah Surat Ketua Muda Mahkamah Agung RI Urusan Lingkungan Peradilan Umum Bidang Hukum Perdata Nomor 055/075/91/I/Um-Tu/Pdt tanggal 11 Mei 1991 yang menyatakan Relaas panggilan/pemberitahuan yang telah disampaikan melalui jalur diplomatik dianggap sah meskipun relaas panggilan tidak dikembalikan.

1. Relaas yang Patut adalah :

• Pemanggilan secara biasa (pada umumnya)

            Pada Pasal 390 ayat (1) dan ayat (2) HIR menyebutkan bahwa relaas harus diserahkan kepada yang bersangkutan langsung, di tempat tinggal yang bersangkutan, atau tempat kediaman (domisili) yang bersangkutan, dan jika tidak bertemu dengan yang bersangkutan tersebut, maka relaas diserahkan kepada Kepala Desa atau pejabat setempat, atau jika yang bersangkutan sudah meninggal, maka diserahkan ke ahli waris yang bersangkutan, dan jika ahli warisnya tidak diketahui keberadaannya, diserahkan kepada Kepala Desa atau pejabat setempat.

            Pasal 122 HIR menyatakan : ”Dalam menentukan hari persidangan, ketua hendaklah mengingat jauhnya tempat diam atau tempat tinggal kedua belah pihak dari tempat pengadilan negeri bersidang, dan waktu antara hari pemanggilan kedua belah pihak dan hari persidangan lamanya tidak boleh kurang dari tiga hari kerja, kecuali jika perkara itu perlu benar lekas diperiksa dan hal itu disebutkan dalam surat perintah itu.”

            Merujuk kepada Pasal 26 ayat (4) Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1975 menyatakan bahwa panggilan dilakukan dan disampaikan secara patut dan sudah diterima oleh Penggugat maupun Tergugat atau kuasa mereka selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum sidang dibuka.

            Terdapat perbedaan pendapat mengenai batasan waktu agar relaas dianggap patut yakni mengenai hari, dalam Pasal 122 HIR disebut batas 3 (tiga) hari kerja sedang dalam Pasal 26 ayat (4) PP No 9 Tahun 1975 menyebutkan hanya 3 (tiga) hari.

• Pemanggilan melalui Pengumuman

            Dalam perkara di bidang perkawinan, syarat patutnya suatu relaas yang dilakukan melalui cara pengumuman merujuk pada Pasal 27 ayat (2) dan ayat (3) PP Nomor 9 Tahun 1975 yang berbunyi:

(2).   ”Pengumuman melalui surat kabar atau surat-surat kabar atau mass media tersebut ayat (1) dilakukan sebanyak 2 (dua) kali dengan tenggang waktu satu bulan antara pengumuman pertama dan kedua”.

(3).    ”Tenggang waktu antara panggilan terakhir sebagai dimaksud ayat (2) dengan persidangan ditetapkan sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan”.

            Dengan demikian, dapat dikatakan patut suatu relaas untuk dipergunakan dalam persidangan jika telah mencapai waktu yang telah ditentukan sesuai isi Pasal tersebut.

            Sedangkan dalam perkara di bidang kebendaan, tidak ditentukan mengenai batasan waktu pemanggilan melalui pengumumannya, dan untuk relaas tersebut harus disampaikan kepada Bupati/Walikota tempat kediaman Penggugat sesuai dengan Pasal 390 ayat (3) HIR.

• Pemanggilan Melalui Surat Tercatat dan Elektronik

            Pasal 1 angka 12 PERMA Nomor 7 Tahun 2022 menyebutkan bahwa : ”hari adalah hari kalender”, sedangkan dalam PERMA Nomor 1 Tahun 2019 Pasal 1 angka 11 menyebutkan bahwa : ”hari adalah hari kerja”

            Dalam Pasal 18 PERMA Nomor 1 Tahun 2019 menyebutkan bahwa:

”Panggilan/pemberitahuan secara elektronik merupakan panggilan/pemberitahuan yang sah dan patut, sepanjang panggilan/pemberitahuan tersebut terkirim ke domisili elektronik dalam tenggang waktu yang ditentukan undang-undang.”

            Sedangkan bagi Tergugat yang telah dipanggil melalui domisili elektroniknya tidak hadir di persidangan, maka selanjutnya pemanggilan dilakukan melalui Surat Tercatat sesuai pasal 15 ayat (2) PERMA Nomor 7 Tahun 2022. Dan bagi Tergugat yang tidak memiliki domisili elektronik maka pemanggilannya dilakukan melalui Surat Tercatat sesuai Pasal 17 ayat (2) PERMA Nomor 7 Tahun 2022.

            Untuk teknis penyerahan relaas melalui Surat Tercatat harus mengikuti arahan yang telah diatur dalam SEMA Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Cara Panggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat. Sehingga relaas tersebut dapat dikategorikan patut.

• Pemanggilan melalui Rogatori

            Jangka waktu Pemanggilan melalui Rogatori diatur Berdasarkan Perjanjian Kerjasama antara Kepaniteraan Mahkamah Agung dan Kementerian Luar Negeri Nomor PRJ/HI/00409/02/2019/55/08 – Nomor 441/PAN/HM.01.1/2/2019 tanggal 20 Februari 2019 tentang Prosedur Operasional Standar Permintaan Bantuan Teknis Hukum dalam Masalah Perdata yakni 57 (lima puluh tujuh) hari kerja (±4 bulan).

5. Berita Acara dalam Relaas

            Berita acara dalam relaas ini maksudnya ialah mengenai peristiwa atau kejadian yang dilaporkan oleh Jurusita pada saat ia menyerahkan relaas panggilan tersebut kepada pihak yang bersangkutan, seperti bertemu langsung dengan pihak yang dipanggil, tidak bertemu dan diserahkan kepada kepala desa setempat, alamat tidak ditemukan atau tidak jelas dan sebagainya, yang mana relaas tersebut dibubuhi tanda tangan oleh orang yang menerima baik itu pihak yang berperkara ataupun kepala desa yang menerima, dan jika pihak tersebut tidak bersedia memberi tanda tangannya pada relaas tersebut maka Jurusita melampirkan keterangan bahwa pihak tersebut tidak bersedia menandatangani.

            Hal ini sangat penting bagi seorang hakim untuk menentukan apakah perkara tersebut dapat dilanjutkan pemeriksaannya atau tidak. 

            Relaas yang sah untuk dipergunakan dalam persidangan ialah relaas yang telah memenuhi semua unsur yang telah diuraikan di atas, sesuai dengan teknis dan kondisi perkaranya, sehingga dapat dipertanggungjawabkan terhadap putusan dari perkara tersebut.